Problem jaki rozwiązujemy

W obecnie dominującym modelu relacji zarządcy nieruchomości ze wspólnotą, to zarządca decyduje o formie w jakiej przetwarzane są dane wspólnoty. Wynika to z faktu, że zarządca ma licencję systemu w którym prowadzi sprawy wspólnoty. Taka forma relacji jest problematyczna dla wspólnoty, gdyż bardzo trudno zachować ciągłość danych przy zmianie zarządcy. Jest to też obciążenie dla zarządcy, gdyż to on ponosi koszt utrzymania systemu.

Bardziej celowym modelem byłoby posiadanie systemu przez wspólnotę. W takim wypadku zarządca byłby tylko chwilowym użytkownikiem danego systemu, a wspólnota miałaby gwarancję ciągłości historii danych. Niestety model ten jest bardzo mało rozpowszechniony na rynku. Wynika to z faktu, że w takim przypadku zarządca musiałby mieć u siebie zainstalowany osobny system dla każdej nieruchomości, co bardzo komplikowałoby pracę.

Nasze rozwiązanie

Udało się nam opracować nową formę umowy, która rozwiązuje ten problem. Rozwiązanie przedstawia się następująco:

• wspólnota podpisuje własną umowę na Weles3
• dla umów wspólnotowych obowiązuje minimum 20 a nie 200 lokali (jak w przypadku umów zwykłych)
• wspólnota powierza przetwarzanie danych zarządcy i dane wspólnoty znajdują się w jego bazie (czyli pracuje jak dotychczas)
• umowa powierzenia gwarantuje wspólnocie możliwość dostępu i przeniesienia danych bez konieczności uzyskiwania dodatkowej zgody zarządcy w tym zakresie
• koszt systemu ponosi bezpośrednio wspólnota - lokale tego zasobu w Welesie nie wliczają się do abonamentu zarządcy

Szablony umów dla wspólnot:

• umowa Weles dla wspólnot
• umowa RODO dla wspólnot

Jak przejść na umowy wspólnotowe?

1) Rozmowa ze wspólnotą – w pierwszej kolejności należy poinformować zarząd o możliwości podpisania takiej umowy i uzyskać ich akceptację 2) Dane do umowy - należy przesłać do nas następujące informacje: - NIP wspólnoty - dane adresowe wspólnoty - adresy e-mail zarządu wspólnoty (tam wyślemy umowę do podpisania) - skan uchwały o wyborze zarządu (abyśmy mogli potwierdzić uprawnienia podpisujących osób) - adres email do wysyłki faktur 3) Podpisanie umowy - na podstawie danych wygenerujemy i prześlemy umowy do podpisania. Potrzebne kroki - zarząd musi podpisać umowę Weles i RODO dla wspólnot - zarząd i zarządca muszą podpisać umowę powierzenia przetwarzania danych (stanowi załącznik do umowy Weles dla wspólnot) - podpisane umowy Weles i RODO dla wspólnot należy do nas przesłać w formie skanu i równolegle 1 egzemplarz zwykłą pocztą - umowę powierzenia przetwarzania danych należy do nas przesłać w formie skanu - z naszej strony umowy podpiszemy cyfrowo i odeślemy mailem

Od strony systemu nie będą potrzebne żadne zmiany. Dane zostaną tak, jak były dotychczas.

Podsumowanie

Korzyści dla wspólnoty

• Własna licencja na Weles 3
• Gwarancje dostępu do danych wspólnoty
• Historia wspólnoty dostępna nawet przy zmianach zarządcy

Korzyści dla Zarządcy

• Obniżenie kosztów funkcjonowania Zarządcy - bezpośrednie fakturowanie za Weles 3 na wspólnotę
• Łatwość przejęcia danych wspólnoty od innego Zarządcy Zmiana umowy nie wymaga zmian systemowych ani nie wpływa na bieżący proces i obsługę

W razie pytań, jak zawsze, chętnie służymy informacją. Prosimy o kontakt weles@e-adm.pl