Podstawa zmian

15 września 2022 sejm przyjął ustawę o szczególnych rozwiązaniach w zakresie niektórych źródeł ciepła w związku z sytuacją na rynku paliw. Wprowadza ona maksymalną cenę za ciepło, jaką mogą stosować dostawcy ciepła w okresie 2022-10-01 - 2023-12-31. Wprowadza ona też wymóg złożenia przez wspólnoty mieszkaniowe oświadczeń o ilości zużywanego ciepła w podziale na różne kategorie odbiorców.

8 lutego 2023 wprowadzona została ustawa o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach w zakresie niektórych źródeł ciepła w związku z sytuacją na rynku paliw oraz niektórych innych ustaw, która ustanawia wiele nowych obowiązków informacyjnych dla wspólnot mieszkaniowych w związku ze stosowaniem ograniczonej stawki za ciepło.

17 lutego 2023 Ministerstwo Klimatu i Środowiska wydało rozporządzenie określające wzór oświadczeń, jakie mają składać wspólnoty mieszkaniowe.

9 marca 2023 Ministerstwo Klimatu i Środowiska opublikowało wzór zawiadomienia jaki mają otrzymać osoby zamieszkujące lokale w związku ze stosowaniem ograniczone stawki za ciepło.

Okres i zakres stosowania obniżonych stawek

Ustawa dzieli okres 2022-10-01 - 2023-12-31 na 2 podokresy:

• 2022-10-01 - 2023-02-28 - okres przeszły w chwili publikacji ostatniej zmiany ustawy - okres ten będzie podlegał rozliczeniu przez wspólnoty po korekcie zmniejszającej stawkę przez dostawcę ciepła (art. 3 ustawy)
• 2023-03-01 - 2023-12-31 - w okresie tym wspólnota zobowiązana jest zastosować niższą stawkę za zaliczkę na koszty ciepła oraz rozliczyć finalny koszt po niższej stawce (art. 3a ustawy)

Wspólnoty mieszkaniowe stają się przedmiotem tego prawa na mocy art. 4 ust. 1 pkt 2 ustawy. Obniżona cena obowiązuje w zakresie w jakim ciepło jest używane na potrzeby gospodarstw domowych w lokalach mieszkalnych lub podmiotów użyteczności publicznej wymienionych w art. 4 ust. 1 pkt 4 ustawy.

Dotyczy to jedynie tych wspólnot które nabywają ciepło od dostawców systemowych, którzy są zobowiązani do stosowania obniżonych stawek.

Obowiązki nałożone na wspólnoty mieszkaniowe

Przedmiotem obowiązku zgodnie z ustawą jest wspólnota mieszkaniowa czyli faktycznie jej zarząd. To czy obowiązki te będą ostatecznie realizowane przez zarząd czy zarządcę zależy od umowy między stronami.

Złożenie oświadczenia do sprzedawcy ciepła

Wspólnota mieszkaniowa na mocy art. 5 musi w terminie 21 dni od dnia nabycia uprawnienia do stosowania wobec niej obniżonej stawki ciepła ( czyli, licząc od daty wejścia w życie ustawy, do dnia 2022-11-11) oświadczenie, zawierające:

• oświadczenie o spełnianiu warunku uznania za odbiorcę (czyli potwierdzenie, że jest wspólnotą mieszkaniową) (art. 5 ust. 1 pkt 1)
• wskazanie szacowanej ilości ciepła, które będzie zużywane na (art. 5 ust. 1 pkt 3) potrzeby:
  • gospodarstw domowych w lokalach mieszkalnych i części wspólnych,
  • podmiotów użyteczności publicznej wymienionych w art. 4 ust. 1 pkt 4 ustawy,
  • pozostałych podmiotów (lokale użytkowe, garaże, etc)
• wskazanie danych na podstawie których sporządzone zostało wyliczenie z poprzedniego punktu (art. 5 ust. 1 pkt 2)
• klauzulę świadomości odpowiedzialności karnej za składanie fałszywych oświadczeń (art. 7 ust. 1)

Takie oświadczenie należy składać przy każdej zmianie powyższych danych.

Sugerujemy samodzielną, bardzo uważną lekturę tego artykułu!

Obniżenie zaliczek i rozliczenie po niższych stawkach

W związku z obniżoną ceną ciepła wspólnota jest zobowiązana do:

• uwzględnienia do 2023-03-31 w zaliczkach obniżonej opłaty za ciepło (art. 23 ust. 1 pkt 1)
• uwzględniania obniżonej opłaty za ciepło w rozliczeniu kosztów ciepła (art. 23 ust. 1 pkt 4)
• rozliczenia wyrównana za okres 2023-10-01 - 2023-02-28 (art. 23 ust. 1 pkt 6)

W przypadku pierwszego punktu, po otrzymaniu od dostawcy ciepła informacji o wyliczonej przez niego na podstawie art. 3a ust. 4 obniżonej ceny ciepła, konieczna będzie zmiana zaliczki uwzględniająca różnicę między ceną obniżoną a ceną standardową/dotychczasową.

Jako że od 2023-03 faktury od dostawcy ciepła powinny już stosować opłatę obniżoną, rozliczenie kosztów z punktu drugiego nie będzie jakimś szczególnym problemem - po prostu będziemy rozliczać jak zwykle z faktycznych kosztów z faktur. Trzeba mieć w pamięci, że mogą obowiązywać 2 różne stawki ciepła w zależności czy ciepło jest zużywane na potrzeby mieszkalne/pożytku publicznego czy na pozostałe i ostateczne rozliczenie musi to uwzględnić.

W momencie otrzymania od dostawcy ciepła rozliczenia za okres do 2023-03 konieczne będzie jej rozliczenie w bardzo krótkim terminie 14 dni. Okres ten obejmuje miesiące z 2 lat, więc prawdopodobnie będzie konieczne wykonanie korekty ro rozliczenia kosztów za 2022 rok oraz wystawionych już zaliczek za 2 pierwsze miesiące 2023.

Zawiadomienie osób zamieszkujących lokale o oszczędnościach

Ustawa nakłada na wspólnoty dodatkowy obowiązek pokazania ile właściciel danego lokalu zaoszczędził w związku z obniżoną stawką za ciepło. Ustawa używa tutaj sformułowania “osób zamieszkujących lokale mieszkalne niebędących odbiorcami ciepła oraz osób reprezentujących podmioty, o których mowa w art. 4 ust. 1 pkt 4”. Czytając literalnie tą definicję informacja ta powinna dotrzeć do mieszkańca, a nie konieczne właściciela (jak ktoś wynajmuje swoje mieszkanie, to informacja powinna trafić do najemcy!). Podejrzewamy, że jest to błąd wynikający z barku doświadczenia ustawodawcy w obszarze działania wspólnot mieszkaniowych. Naszą sugestią jest albo dystrybucja tych zawiadomień bezpośrednio do lokali, albo wysyłka razem z zaliczką/rozliczeniem do właściciela (taką drogę sugeruje art. 23 ust. 2) z dyspozycją przekazania do osoby zamieszkującej.

Dodatkowy obowiązek informacyjny obejmuje:

• poinformowanie o wysokości zmiany stawki i zaliczki oraz o oszczędnościach z tym związanych (art. 23 ust. 1 pkt 2) - ta informacja powinna być realizowana wg. wzoru na mocy art. 23 ust 3.
• ponawianie powyższej informacji przy każdej zmianie stawek za ciepło (art. 23 ust. 1 pkt 2)
• poinformowanie o oszczędnościach w momencie rozliczenia kosztów ciepła (art. 23 ust. 1 pkt 5)
• poinformowanie o oszczędnościach w momencie rozliczenia okresu 2022-10-01 - 2023-02-28 (art. 23 ust. 1 pkt 7)

Wzór opublikowany przez ministerstwo wskazuje informacje, które należy podać:

• nazwę składnika (CO stałe/CO zmienne/CW stałe/CW zmienne etc)
• stawkę obniżoną
• stawkę porównawczą “przed obniżką”
• wysokość zaliczek/kosztów
• wysokość zaliczek/kosztów porównawczą “przed obniżką”
• sumę oszczędności
• szacowaną sumę oszczędności w skali roku w przypadku zaliczek

Wzór opublikowany przez Ministerstwo Klimatu i Środowiska zawiera formułę *"Dzięki działaniom rządu1, gospodarstwa domowe oraz podmioty użyteczności publicznej w Polsce zostały objęte ochroną przed znacznymi wzrostami rachunków za ciepło w okresie
od 1 października 2022 r. do 31 grudnia 2023 roku."*. Osobiście oceniamy, że wprowadzenie tej nie merytorycznej a oceniającej (pomijana jest np
rola podatników, którzy za to wszystko płacą, a chwalony jedynie rząd który te pieniądze rozdziela) klauzuli, wykracza poza zakres
zarezerwowany dla wzoru w art. 23 ust. 1 pkt 2 (informacja o wysokości zmniejszenia zaliczki), a także narusza art. 54 ust. 1 Konstytucji RP (Każdemu zapewnia się wolność wyrażania swoich poglądów oraz pozyskiwania i rozpowszechniania informacji).
Ministerstwo de facto próbuje zmusić wspólnoty do prowadzenia kampanii na rzecz rządzących, co naszym zdaniem jest działaniem skandalicznym.

Sankcje

Ustawa w art. 36 określa sankcje za wykroczenie braku realizacji obowiązków wskazanych powyżej:

• niezłożenie oświadczenia podlega karze grzywny od 500 do 50000 zł
• niezastosowanie obniżonej stawki w zaliczce/rozliczeniu podlega karze grzywny od 500 do 50000 zł
• niedostarczenie zawiadomień o oszczędnościach podlega karze grzywny (bez określenia kwoty)
• w związku z powyższymi może zostać orzeczony sądowy zakaz zajmowania stanowiska członka zarządu wspólnoty mieszkaniowej

W naszej ocenie tak duże sankcje, połączone z bardzo krótkimi terminami realizacji obowiązków, brakiem vacatio legis
oraz brakiem jakiejkolwiek kampanii informacyjnej ze strony rządu (dzięki której można by się do takich obowiązków przygotować),
są zdecydowanie nadmierne. W szczególności, mając na uwadze, że sprawowanie funkcji zarządu we wspólnocie mieszkaniowej jest zwykle
pracą społeczną, nakładanie tak dużych ryzyk na pracę z tym związaną, może doprowadzić do braku chętnych do podejmowania tych działań.

Realizacja tych wymogów w Weles3

Realizacja zmiany zaliczek, zrobienia rozliczeń nie wymaga zmian w systemie - obecna funkcjonalność systemu pozwoli to łatwo zrealizować.

Nie będziemy wprowadzać zmian wspomagających generowanie oświadczeń - jest to czynność raczej jednorazowa i wymagająca podziału, który zwykle nie jest zawarty w prosty i ogólny sposób w obecnych danych. Sparametryzowanie tego w systemie byłoby nawet bardziej pracochłonne co wykonanie tego dla każdej ze wspólnot w edytorze tekstu. Dane niezbędne do przygotowania oświadczenia powinny być łatwo dostępne w systemie.

Wydruk zawiadomienia można zrealizować z menu ELementy/Rozliczenia ciepła w zakładce Administracja. W tym oknie jest nowa, dedykowana zakładka “Wydruk (Tarcza)”. W opcjach można ustawić treści, nazwy nagłówków, oraz obraz z podpisem. Specyfikacja wydruku składa się z 3 części oddzielonych średnikiem:

• ID algorytmu
• procent zwiększenia stawki naliczonej wg taryfy dostawcy ciepła względem stawki naliczonej (obniżonej)
• liczba miejsc po przecinku w wyliczonej stawce porównawczej
• opcjonalnie liczba miesiecy w roku w których należność jest naliczana

Przykładowo:

1100;1,75;2
1103;1,66;4;6

oznacza, że pokazane zostaną pozycje z ID algorytmów 1100 i 1103, stawka porównawcza będzie przemnożona odpowiednio przez 1,75 i 1,66 i zaokrąglona odpowiednio do 2 i 4 miejsc.

W liście po lewej stronie wskazujemy miesiąc naliczenia dla którego będzie porównanie.

Powyższy opis stanowi jedynie naszą opinię i obejmuje jedynie wycinek ustawy. Dołożyliśmy starań aby przedstawić możliwie czytelną
analizę dość zawiłych zapisów ustawy, ale nie będąc kancelarią prawną, nie bierzemy odpowiedzialności za ewentualne konsekwencje 
podjętych na podstawie naszej opinii. Zachęcamy do samodzielnej lektury ustawy. Będziemy wdzięczny na wszelkie poprawki, komentarze
i uwagi co do niniejszego tekstu (prosimy o zgłaszanie na weles@e-adm.pl). Postaramy się go aktualizować na podstawie takich sugestii, aby mógł służyć dla wszystkich jako przewodnik po nowych wymogach.